Mencari Sewa Ruang Meeting atau Kantor? Yuk #BeMoreProductive dengan XWORK!

Sudah sejak dari tahun 2010, pekerjaan saya di kantor memang tidak jauh-jauh dari langganan reservasi meeting room untuk rapat dengan internal maupun external perusahaan. Dari situ juga saya langganan berkunjung dari hotel satu ke hotel lain di Jakarta. Karena dari tahun 2010 hingga tahun 2018 saya bekerja pada perusahaan yang berbeda, dalam hal ini saya dapat belajar banyak, bahwa culture sebuah perusahaan itu menentukan tempat meeting seperti apa yang diinginkan atau cocok bagi perusahaan yang mengadakan rapat.

hayo, kira-kira pekerjaan apa ini? ^ ^

Perusahaan yang mempunyai culture ‘santai’ biasanya cenderung senang rapat di tempat dengan suasana santai. Pernah juga atas permintaan manajemen, saya book sebuah VIP room di restoran yang mempunyai pemandangan pantai. Walaupun masih di Jakarta, setidaknya peserta rapat bisa merasakan relax ketika break/lunch. Beda lagi ketika saya bekerja di salah satu instansi yang merupakan anak perusahaan BUMN, biasanya lebih senang private karena mungkin kebanyakan pembahasan adalah rahasia.

Suka duka yang saya dapat sebagai pihak yang menyewa ruang meeting tentu sangat banyak. Saya tentu pernah melakukan kesalahan karena mereservasi tempat yang kurang berkenan dengan pihak penyelenggara, namun tentu banyak juga dong yang berhasil sesuai dengan keinginan hehe.

Suasana Meeting Room bisa mempengaruhi produktivitas? ini bener banget! Karena saya benar-benar merasakan ketika jadi peserta meeting. Pada masa 2013-2016, saya didaulat untuk langganan jadi pembuat Notulen Rapat. Jadi, kemana pun bos dan team pergi meeting, pasti saya ikut sebagai juru ketik Minutes of Meeting. Dari yang sebelumnya saya hanya pihak tim hore bantu-bantu menyelenggarakan meeting, saat itu saya baru merasakan benar menjadi peserta meeting. Menjadi seorang notulis tentunya mengharuskan saya banyak konsentrasi menyimak diskusi semua peserta rapat. Karena, kalau lengah sedikit, apalah nanti yang mau ditulis? hehe atau kalau tidak menyimak bisa ketinggalan atau salah pemahaman.

Nah, menurut saya ambience ruang rapat sungguh sangat berarti buat saya. Saya pernah merasakan jenuhnya berada di ruang rapat yang sumpek, kecil, dempet-dempet antara bangku yang satu dengan yang lain, ruangannya plain, penerangan kurang terkesan suram, sehingga mood peserta rapat juga ikut-ikutan lesu dan suram hehe. Padahal pembahasannya project yang cukup rumit dan durasi rapatnya seharian. Bisa dibayangkan suasana rapatnya jika di tempat seperti itu? Mumet.

nah, kira-kira begini kalau ambience meeting room gak oke. hehe

Lain halnya ketika saya diundang menghadiri rapat oleh klien di sebuah hotel. Selain ruang rapatnya cukup luas, interiornya dihiasi dengan design unik dan penerangan yang cukup bagus dengan beberapa jendela. Sehingga ambience ruang rapat tidak sumpek karena sesekali bisa lihat pemandangan kalau jenuh. Entah mengapa suasana yang nyaman membuat peserta rapat lain terutama saya menjadi lebih bersemangat dan konsentrasi. Sebagai notulis yang lebih banyak mengamati dan mencatat, saya hafal benar bagaimana diskusi oleh para peserta rapat sering berjalan lancar dengan suasana santai ketika rapat diadakan di luar kantor dengan suasana yang berbeda. Believe it or not!

Kalau aura bahagia gini di ruang rapat, seneng ya!

Kelengkapan fasilitas juga dapat mempengaruhi produktifitas meeting lho. Contohnya, beberapa tahun lalu ketika menghadiri event rapat, mendadak salah satu klien yang merupakan salah satu peserta rapat tidak dapat hadir, karena di Headquarter mereka akan mengadakan BOD meeting. Namun rapat di Jakarta tetap bisa dijalankan dengan menggunakan conference call. Di sini saya memuji pihak penyelenggara karena memilih tempat yang sudah siap dengan fasilitas tersebut, sehingga meeting berjalan lancar.

Saat itu, saya cukup beruntung bekerja di perusahaan yang sesekali mengadakan meeting di luar kantor. Ketika beberapa perusahaan menganggap meeting di luar kantor itu pemborosan, perusahaan saya saat itu menganggapnya sebagai hal penting yang dapat menaikkan produktivitas selama tidak berlebihan dan caranya tepat sasaran.

 

DI XWORK AJA!

Dulu sih saya langganan bagai setrikaan menyambangi satu hotel ke hotel lain kalau mau buat acara rapat. Browsing via web di hotel yang bersangkutan memang mudah, tetapi biasanya info paket meeting tidak detail, sehingga tetap harus telfon bolak-balik dengan banquet sales untuk tanya harga paket meeting dan menu. Belum lagi, kadang saya harus menunggu lama menunggu email balasan dari pihak hotel, padahal report summary harus sudah cepat disampaikan ke Bos. Ribet ya dulu itu?

Belum lama ini saya bertemu dengan seorang teman yang sedang akan membuka business baru. Beliau dengan senang hati mengundang saya ke acara soft opening melalui sebuah mini talkshow yang diadakan di sebuah tempat di Jakarta. Setelah saya catat alamat dan browsing lokasinya, ternyata tempatnya unik banget, tidak seperti acara talk show yang pernah saya datangi yang biasanya di set up formal. 

Penasaran, langsung saya tanya dari mana dapat referensi mencari tempat buat acara-acara rapat atau event, karena biasanya toh saya taunya hotel saja. “Di xwork lah!” jawabnya singkat. Setelah meluncur, ya ampun.. gimana mungkin saya yang setiap hari buka internet ini, bisa ketinggalan kalau sekarang ada XWORK yang bisa dijadiin andalan banget terutama bagi para sekretaris seantero jagad?

 

APA SIH XWORK?

XWORK adalah sebuah web yang memberikan kemudahan bagi user yang ingin menyewa ruangan untuk rapat, untuk kantor, virtual office sampai co-working space yang ada di beberapa kota besar di Indonesia. Yes, I repeat, beberapa kota besar di Indonesia! Jadi bukan di Jakarta aja. Di web ini terdapat lebih dari 1.200 ruangan yang dapat di sewa dengan tipe yang berbeda-beda. Jadi ternyata sekarang ini, rapat gak melulu diadakan di hotel lho! Bagi para kreatif muda lebih cenderung menyenangi ruangan yang unik atau modern minimalis, mereka percaya ambience ruangan yang oke dapat menstimulasi produktivitas melalui munculnya ide-ide atau inovasi baru. Nah, di XWORK ini kita bisa dengan mudahnya mencari berbagai macam tipe ruang rapat atau space kantor dari mulai yang formal sampai santai ala kantor google.

 

PENASARAN KENAPA HARUS DENGAN XWORK?

Setelah ngulik-ngulik webnya, tidak heran mengapa XWORK tidak diragukan lagi untuk saya andalkan di kemudian hari. Karena selain memberikan kemudahan, sistem pada web XWORK sudah menggunakan SSL sistem, yaitu sistem keamanan pada web melalui proses enkripsi yang kuat sehingga data pengguna yang sudah terdaftar pada XWORK dijamin aman. Serem gak sih kalau data kita bisa dijual ke pihak lain? nah, tenang saja, ini tidak akan terjadi di XWORK karena sistem SSL tersebut mempunyai siste verifikasi yang kuat.

Selain itu, user juga tidak perlu khawatir dengan respon yang lama, karena user dapat memesan meeting room, co-working space atau ruang kantor secara real-time. XWORK bahkan sudah bisa diakses melalui smartphone. Jadi tidak harus menunggu di kantor, di mana pun dan kapan pun kita bisa segera browsing melalui aplikasi XWORK dan reservasi kita pun bisa langsung segera diproses tanpa menunggu lama. Gimana gak memudahkan coba? hehe.

 

Nah, ini tentu yang paling penting juga, best price best offer! Karena apa? karena harga yang ditawarkan XWORK adalah harga terbaik, sudah gak perlu repot-repot lagi tambah perhitungan tax dan tidak ada tambahan biaya. Semua nett! Ini penting banget buat saya, karena dulu pernah kejadian ketika sudah buat summary report ke bos, setelah mau sign, ternyata ada tambahan biaya ini-itu dari venue. Duh!

 

Seperti yang sudah saya sebutkan sebelumnya, kenapa harus pakai XWORK? Tentuu karena XWORK menyediakan lebih dari 1200 ruang meeting, ruang kantor, co-working space, hingga paket meeting lho! Selain itu, XWORK juga bisa memberikan rekomendasi ruang meeting yang strategis. User juga bisa langsung short cut filter berdasarkan memilih klasifiasi tempat yang paling direkomendasikan, tempat dengan kapasitas tertentu sampai tempat dengan harga terendah. Waktu pencarian pun jadi lebih efisien dan efektif berkat XWORK. Ku suka!

 

Menyinggung efektif dan efisien, jadi teringat salah satu fitur XWORK yang merupakan salah satu favorit saya, yaitu kita bisa pesan Paket Meeting lengkap dengan food & beveragenya. Sebelum kenal XWORK, biasanya saya lakukan secara manual, yaitu menelfon ke pihak Venue, tanya ada paket meeting apa, berapa harganya dan menunya apa saja. Biasanya, pihak venue ada yang langsung menjawab dan ada juga yang minta ditinggalkan email untuk dikirimkan penawaran harga dan list menu. Well, takes time ya! Di XWORK sih tinggal klik-klik aja di menu Paket Meeting, sudah ada keterangan lengkap paket meeting yang tersedia, serta menu makanannya apa saja. Fast from your fingertips! 

 

ANDALAN!

Setelah langganan menelusuri XWORK, rasanya XWORK tidak hanya menjadi andalan bagi saya saja seorang pegawai kantoran yang kerjanya bolak-balik cari meeting room di luar kantor. Karena siapa saja bisa mengandalkan XWORK untuk bisa menemukan ruang meeting atau ruang untuk event sesuai kebutuhan. Kamu adalah suatu anggota komunitas? Komunitas travel writer? komunitas crafting? komunitas fotografi? Bisa juga menggunakan XWORK untuk mencari space untuk event-event workshop yang serius tapi santai atau event talk show dengan tempat yang unik. Kamu adalah salah satu freelancer, pemilik EO atau mungkin startup founder? yang mungkin membutuhkan virtual office? Bisa langsung cek ke XWORK Virtual Office.

Nah, buat yang sudah merasa jenuh sering meeting di tempat yang itu-itu aja atau belum pernah mengadakan meeting di luar kantor, Yuk! ini saatnya ‘Be More Productive’ dengan XWORK!

 

 

Facebook Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *